Alcuni imprenditori sono sorpresi quando gli avvocati commerciali dicono che c’è un contratto vincolante firmato elettronicamente attraverso l’uso di un piè di pagina dell’email. Altri sono altrettanto confusi quando il loro scambio di email non equivale a un contratto. Quindi cos’è la firma elettronica e come funziona?
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Cos’è una firma elettronica?
Una definizione semplice del termine “firma elettronica” è contenuta nelle note esplicative dell’Electronic Communications Act 2000, “una firma elettronica è qualcosa associato ad un documento elettronico che svolge funzioni simili ad una firma manuale”. Una firma elettronica può essere usata per dare autenticità e integrità a un contratto elettronico, ma un contratto può essere formato senza alcuna forma di firma, quindi chi è autorizzato a negoziare contratti commerciali deve capire le basi della formazione dei contratti.
Tipi di firma elettronica
In pratica le firme elettroniche si presentano in molte forme diverse e comprendono:
- Un nome alla fine di un documento elettronico – digitato manualmente o un piè di pagina automatico
- Cliccare su un pulsante “accetta” su un sito web
- Versione digitalizzata di una firma manoscritta
- Scansione di una firma su un documento
- Firma digitale
Esercitare cautela con le firme elettroniche
I contratti possono essere creati da molti tipi diversi di comunicazione elettronica, quindi le aziende devono sapere cosa aggiunge una firma elettronica a un documento e se converte uno scambio di e-mail o la navigazione sul web in un contratto vincolante. Mentre può essere ovvio che una forma digitale di firma elettronica crea un contratto, è molto meno chiaro con altre forme di firma elettronica.
Per maggiori informazioni su se, e in quali circostanze un’email può diventare un contratto vincolante, leggi il nostro articolo: Le email sono contratti vincolanti?
In un mondo in cui fare clic su un pulsante o premere invio su un’e-mail è una seconda natura e richiede pochi secondi, è meglio fermarsi e pensare “questa è una firma elettronica?” e “a cosa sto impegnando la mia azienda firmando”? Se non si conosce la risposta a entrambe le domande, allora è meglio fermarsi e chiedere consiglio. Questo è un utile promemoria, sia che siate una start-up, una scale-up o una società quotata in borsa, in quanto la giurisprudenza mostra che molte aziende, dai marchi della strada principale agli studi legali, sono stati sorpresi dalla scoperta di un contratto firmato elettronicamente.
Se si finisce in una controversia su un contratto, il tribunale può avere bisogno di determinare se il documento include una firma elettronica e, in tal caso, il peso probatorio. Per un aiuto per evitare controversie sui contratti commerciali, date un’occhiata al nostro articolo su Come evitare le controversie commerciali e minimizzare il rischio di contenzioso.
Cos’è una firma digitale?
È facile essere confusi dall’uso di “firma elettronica” e “firma digitale” e chiedersi se sono la stessa cosa. Ci sono differenze tra le firme elettroniche e digitali, quindi vale la pena controllare i requisiti di firma per assicurarsi che una firma elettronica, al contrario di una firma digitale, sia una forma soddisfacente di firma.
In sostanza, la firma digitale è una forma tecnologicamente più avanzata di firma elettronica. I regolamenti definiscono due categorie di firma digitale:
- Una firma elettronica avanzata (AdES)
- Una firma elettronica qualificata (QES)
Una firma elettronica qualificata è il tipo più sicuro di firma elettronica in quanto è supportata da un certificato qualificato rilasciato da un fornitore di servizi fiduciari qualificato ed è creata da un dispositivo di firma elettronica qualificato. Se la tua azienda si preoccupa della sicurezza informatica, QES dovrebbe essere lo standard di firma elettronica adottato.
Le firme elettroniche sono valide e vincolanti?
Nel diritto inglese la regola generale è che un contratto non deve avere una forma particolare per essere legalmente vincolante. Un accordo verbale può essere valido e vincolante se sono presenti gli elementi contrattuali richiesti. Gli elementi contrattuali includono:
- Offerta e accettazione
- Intenzione di creare rapporti giuridici
- Considerazione e certezza
Quindi, la domanda da porsi è se la legge richiede che un contratto sia scritto o firmato in un modo particolare e, in caso contrario, se sono presenti gli elementi contrattuali necessari. Il test degli elementi contrattuali non è più alto per un contratto firmato elettronicamente che per un contratto tradizionale con inchiostro bagnato. Non fa mai male ricordare a noi stessi di tornare ai principi contrattuali di base. Per maggiori informazioni date un’occhiata al nostro articolo sulla Formazione del contratto: autorità.
Nel 2019 la Law Commission ha pubblicato un rapporto sull’uso delle firme elettroniche. In sintesi, i documenti elettronici soddisferanno, in generale, un requisito legale per la scrittura e una firma elettronica è in grado per legge di essere utilizzata per eseguire validamente un documento (incluso un atto) soggetto a due condizioni:
- La persona che firma il documento deve avere l’intenzione di autenticare il documento.
- Le formalità relative all’esecuzione del documento sono soddisfatte.
Tutti i contratti devono essere firmati?
Non tutti i contratti hanno bisogno di essere firmati, alcuni possono essere fatti verbalmente, quindi una firma, che sia a inchiostro, elettronica o digitale, non è strettamente necessaria per la maggior parte dei contratti. Gli avvocati commerciali sconsigliano vivamente di stipulare contratti verbali in quanto possono portare a controversie contrattuali sul fatto che un contratto sia stato formato o meno.
I contratti formati tramite comunicazione elettronica possono non richiedere una firma elettronica in molti scenari per essere classificati come un contratto vincolante. Tuttavia, una firma elettronica può aiutare a ridurre il rischio di controversie sulla formazione del contratto se una parte sostiene che non c’era l’intenzione di creare relazioni legali attraverso lo scambio di e-mail o altre forme di comunicazione elettronica.
Anche se la maggior parte dei contratti non ha bisogno di essere scritta o firmata, ci sono formalità legali per alcuni tipi di accordo e se queste formalità non sono seguite, il contratto potrebbe non essere valido. Per esempio, le garanzie, che devono essere fatte per iscritto, o provate per iscritto, e firmate dal garante. I contratti per la vendita di terreni devono essere in forma scritta ed essere firmati da o per conto delle parti dell’accordo.
Le firme elettroniche possono essere utilizzate per diversi tipi di contratti?
Le firme elettroniche possono essere usate per molti tipi diversi di contratto, dagli accordi di vendita e acquisto ai termini di affari e agli accordi di distribuzione. Anche se le firme elettroniche possono essere utilizzate per tutta una serie di contratti, gli avvocati commerciali sottolineano che:
- Se il contratto è con una parte in un’altra giurisdizione o se il contratto dice che una controversia contrattuale deve essere risolta in una giurisdizione terza, vale la pena controllare due volte per assicurarsi che l’uso di una firma elettronica crei un contratto vincolante nella giurisdizione pertinente.
- Se il contratto deve essere registrato con una terza parte, come un ente commerciale o un’autorità pubblica, è meglio accertarsi se l’organizzazione terza accetta la firma elettronica e se ha requisiti specifici, come l’uso di una firma digitale.